Automatische Belege in sevdesk über Power Automate erstellen

Monatlich die gleichen Rechnungen in sevdesk anlegen, manuell Belege hochladen, wiederkehrende Buchungen eintragen — das frisst wertvolle Zeit. Mit Microsoft Power Automate und der sevdesk API lässt sich das vollständig automatisieren.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie einen Flow aufbauen, der automatisch Belege in sevdesk erstellt — ausgelöst durch eine E-Mail, einen Kalendertermin oder ein SharePoint-Dokument.

Was wir bauen

Ein Power Automate Flow, der:

1. Trigger: Einen bestimmten E-Mail-Eingang erkennt (z.B. monatliche Rechnung vom Hosting-Anbieter)
2. Verarbeitung: Die Rechnungsdaten aus der E-Mail extrahiert
3. Aktion: Automatisch einen Beleg in sevdesk anlegt
4. Optional: Den Beleg mit dem E-Mail-Anhang verknüpft

Das gleiche Prinzip funktioniert auch mit SharePoint-Dokumenten, Teams-Nachrichten oder manuellen Auslösern.

Vorbereitung: sevdesk API-Token

Bevor wir anfangen, brauchen wir einen sevdesk API-Token:

1. In sevdesk einloggen
2. Einstellungen → API aufrufen
3. API-Token kopieren (der Token hat alle Rechte — sicher aufbewahren!)

Der Token wird als HTTP-Header Authorization bei jeder API-Anfrage mitgesendet.

Grundlagen: Die sevdesk API

sevdesk bietet eine REST-API. Die wichtigsten Endpunkte für Belege:

# Beleg anlegen (Voucher)
POST https://my.sevdesk.de/api/v1/Voucher

# Belegposition anlegen
POST https://my.sevdesk.de/api/v1/VoucherPos

# Dokument hochladen
POST https://my.sevdesk.de/api/v1/Voucher/{id}/uploadFile

Flow aufbauen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Neuen Flow erstellen

In Power Automate:

1. Meine Flows → Neu → Automatisierter Cloud-Flow
2. Name: sevdesk Beleg aus E-Mail
3. Trigger: Wenn eine neue E-Mail eintrifft (Outlook)

Schritt 2: Trigger konfigurieren

Im Trigger die Filter setzen:

• Von: Die Absender-Adresse des Lieferanten (z.B. invoice@hetzner.com)
• Betreff enthält: Rechnung oder Invoice
• Nur mit Anhängen: Ja

{
  "from": "invoice@hetzner.com",
  "subjectFilter": "Rechnung",
  "hasAttachments": true
}

Schritt 3: HTTP-Aktion für sevdesk API

Fügen Sie eine HTTP-Aktion hinzu:

Beleg anlegen:

Methode: POST
URI: https://my.sevdesk.de/api/v1/Voucher
Header:
  Authorization: [IHR-API-TOKEN]
  Content-Type: application/json
Body:
{
  "voucher": {
    "objectName": "Voucher",
    "mapAll": true,
    "voucherDate": "@{formatDateTime(utcNow(), 'yyyy-MM-dd')}",
    "supplier": null,
    "supplierName": "@{triggerOutputs()?['body/from']}",
    "description": "@{triggerOutputs()?['body/subject']}",
    "status": "50",
    "taxType": "default",
    "creditDebit": "D",
    "voucherType": "VOU"
  }
}

Statuswerte:

• 50 = Entwurf
• 100 = Offen (zur Buchung bereit)
• 1000 = Bezahlt

Schritt 4: Beleg-ID aus der Antwort extrahieren

Die API gibt die neu erstellte Beleg-ID zurück. Diese brauchen wir für den nächsten Schritt:

Parse JSON → Schema:
{
  "objects": {
    "id": "string"
  }
}

Variable anlegen: VoucherId = body('HTTP')?['objects']?['id']

Schritt 5: Anhang hochladen

Wenn die E-Mail einen PDF-Anhang hat, diesen direkt mit dem Beleg verknüpfen:

Für jeden Anhang (Apply to each → attachments):

Methode: POST
URI: https://my.sevdesk.de/api/v1/Voucher/@{variables('VoucherId')}/uploadFile
Header:
  Authorization: [IHR-API-TOKEN]
Body (Formular-Daten):
  file: @{item()?['contentBytes']}
  filename: @{item()?['name']}

Schritt 6: Benachrichtigung (optional)

Zum Abschluss eine Teams-Nachricht oder E-Mail, die bestätigt, dass der Beleg angelegt wurde:

Teams-Nachricht an Kanal:
"✅ Neuer Beleg angelegt: @{triggerOutputs()?['body/subject']}
sevdesk Beleg-ID: @{variables('VoucherId')}"

Erweiterte Variante: KI-gestützte Datenerkennung

Für Unternehmen mit vielen verschiedenen Lieferanten bietet sich AI Builder in Power Automate an. Das Modell erkennt automatisch:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Betrag und MwSt.
• Lieferant

Aktion: AI Builder → Informationen aus Rechnungen extrahieren
Input: Anhang-Inhalt
Output: Strukturierte Felder (Betrag, Datum, Lieferant)

Diese Felder können dann direkt in den sevdesk API-Aufruf eingesetzt werden — ohne manuelle Eingabe.

Typische Anwendungsfälle

Szenario	Trigger	sevdesk-Aktion
Monatliche Hosting-Rechnung	E-Mail von Hetzner/IONOS	Beleg + Anhang
Wiederkehrende Lieferantenrechnungen	Kalender-Termin	Beleg aus Vorlage
SharePoint-Rechnungsordner	Neue Datei in Ordner	Beleg + Dokument
Manueller Monatsabschluss	Schaltfläche in Teams	Sammel-Belege

Fehlerbehandlung nicht vergessen

Ein Flow ohne Fehlerbehandlung ist gefährlich. Fügen Sie immer hinzu:

1. Scope-Aktion um den Hauptflow-Block
2. “Ausführen nach Fehler” Branch mit:
   • Teams-Nachricht mit Fehlerdetails
   • E-Mail an Admin
   • Optionales Retry-Logic

Fazit

Mit Power Automate und der sevdesk API lassen sich Buchhaltungsprozesse erheblich beschleunigen. Der initiale Aufwand für den Flow-Aufbau zahlt sich schnell aus — besonders bei wiederkehrenden Prozessen.

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